Fino a poco tempo fa le aziende che, in Italia, offrivano lo smart working ai propri dipendenti erano una esigua parte del tutto (570mila lavoratori su 23 milioni 381 mila persone, secondo l’ultimo Osservatorio smart working della School of Management del Politecnico di Milano).

Il coronavirus ha completamente ribaltato questi numeri. Ma i lavoratori sono pronti a questo cambiamento? Anche questa è una grande sfida che, se sapremo cogliere, ci insegnerà molto. E chissà che quando tutto questo finirà altre aziende decidano di permettere ai propri dipendenti di lavorare da casa in modalità smart working.

Smart Working: come lavorare da casa e non stressarsi

In questo momento così particolare in cui la maggior parte di noi sta lavorando in smart working vogliamo condividere con voi 8 consigli pratici per lavorare da casa e vivere bene.

Come sapete quando non viaggiamo lavoriamo da remoto e potremmo lavorare ovunque, anche da casa. Giusto un anno fa abbiamo deciso di aprire un nostro spazio co-working che fungesse anche da ufficio perché, ammettiamolo, lavorare da casa non è facile.

A maggior ragione se si hanno dei figli in casa e soprattutto se anche il nostro partner lavora. Molti di noi, poi, non hanno a disposizione una abitazione grande dove ci si può rinchiudere in una stanza e questo rende la situazione ancora più stressante.

Come possiamo fare per vivere bene la sfida del lavorare da casa?

Prima di  condividere con voi i nostri consigli per vivere al meglio il lavorare in casa, vogliamo fare una premessa importantissima: datti il tempo di adattarti a questa nuova situazione. Il nuovo fa sempre un po’ paura e abbiamo bisogno di uno spazio temporale per darci la possibilità di accogliere questa nuova sfida. E’ il nostro stesso cervello che ce lo chiede. La nostra routine è stata stravolta e prima di tutto dobbiamo ridefinire nuove abitudini.

Alzati, fai colazione e vestiti come se dovessi andare al lavoro

Sì hai capito bene, è fondamentale dedicare del tempo alla cura personale, indipendentemente dal fatto che qualcuno ci veda oppure no. Ci vestiamo per noi, non per altri. In tempi normali una delle cose più invidiate di chi poteva permettersi di stare a casa era proprio la possibilità di lavorare in tuta o addirittura in pigiama, beh credetemi non c’è nulla da invidiare a questa situazione perché nella maggior parte dei casi ti imbruttisce. Quindi prima regalo del lavorare a casa: vestiti come se dovessi andare a lavorare fuori. Vedrai che starai molto meglio.

Diversifica i tempi di lavoro da quelli di casa

Una delle cose che più dà da fare a Luca del lavorare a casa è il fatto che gli spazi siano dilatati. Stai lavorando ma ne approfitti per fare la lavatrice poi suona la spia della lavastoviglie che ha terminato il suo ciclo, vuoi non mettere a posto i piatti? Sì dai tanto è un attimo e in questi pensieri ci si perde. Il tempo vola via e a fine giornata si ha la sensazione di non aver combinato nulla e la frustrazione si impossessa di noi. A noi è successo la settimana scorsa. Poi abbiamo deciso di mettere alcuni paletti. Essendo in due abbiamo deciso che uno dei due lavorerà quattro ore la mattina mentre l’altro si occupa della casa e di Manina (il nostro bimbo) poi al pomeriggio invertiremo i ruoli.

Poniti degli obiettivi concreti e misurabili

La To do List è fondamentale per chi lavora a casa. Io preferisco farla la sera così da arrivare la mattina al “lavoro” con già gli obiettivi per la giornata prefissati e definiti. Questo mi permette di non perdere la prima parte del mio tempo lavoro a programmare cosa devo fare.

Piccoli consigli per creare la to-do list perfetta:

1. non mettere troppa carne al fuoco
2. scrivi una unica lista e non mille foglietti in giro
3. datti degli obiettivi misurabili (ad esempio rispondere alle 3 mail che hai in sospeso, scrivere un articolo ecc)
4. cominciare dalla cosa più difficile o che ti piace meno

Organizza il tuo spazio di lavoro 

Lavorare sul tavolo della cucina non è sano, fidati. Non tutte le attività vanno condivise con le persone che vivono con noi. Creare spazi con dei confini è necessario per essere efficaci. Cerca un posto della casa che diventi il tuo ufficio, non importa quanto grande sia ma è importante che lì ci siano tutti i tuoi strumenti di lavoro. Noi per esempio abbiamo adibito la scrivania della camera del nostro bimbo a scrivania di lavoro. Sia io che Luca abbiamo raccolto tutte le cose che ci servono per lavorare in due grandi scatole così che l’altro quando comincia a lavorare non si ritrova la scrivania piena delle cose del partner. Se tu sei il solo ad utilizzare la scrivania ti consiglio di ordinarla quando hai finito di lavorare così da trovarla pronta la volta successiva. Si tratta di adattare delle abitudini che avevi al lavoro nel tuo ufficio alla nuova situazione.

Fai delle pause stabilite a priori

Per essere produttivi è molto importante alternare momenti di concentrazione a momenti in cui riposiamo il cervello. Ci sono diverse tecniche di gestione del tempo, quella che preferiamo è la tecnica del pomodoro. E’ una tecnica molto semplice che consiste nel suddividere il tempo di lavoro in slot da 25 minuti. Si imposta un timer (ne trovate degli appositi anche online) e quando suona si fanno 5 minuti di pausa che vi assicuro, sono una vera e propria boccata di aria fresca e che vi aiutano a ripartire più concentrati di prima.

Elimina tutto ciò che ti distrae

Social, whast’app e telefonate possono essere una grande distrazione e a casa dove nessuno ti controlla sono ancora di più le attrattive rispetto a quello di uno spazio condiviso con altri. Ho letto in una ricerca che anche solo avere lo smartphone nella stessa stanza provoca un livello di attenzione più basso rispetto alla media. La tentazione di controllare l’ultima notifica è forte ma essere continuamente interrotti nel proprio lavoro a lungo andare destabilizza. Per ovviare al problema, noi mettiamo il telefono in modalità aerea e lo consultiamo solo nelle pause.

Guarda la mail ad intervalli di tempo prestabiliti

Una delle più grandi distrazioni del lavoro di ufficio sono la mail. Il consiglio che ti stiamo non vale solo per il lavoro da casa ma per il lavoro in generale. Stabilisci un momento in cui controlli la mail, ad esempio due volte al giorno massimo quattro. Io Elisa, la controlla a metà mattina e prima di pranzo poi di nuovo a metà pomeriggio, Luca invece la controlla appena comincia a lavorare. Non è importante quando decidi di controllare la mail, è importante decidere di ritagliare un momento per farlo che non sia continuo.

Non rinunciare alla pausa caffè coi colleghi

Oggi lavoriamo a casa da soli e per chi è senza figli, può vivere questa situazione con grande senso di isolamento. Recupera questo vuoto fisico con una telefonata, meglio ancora in video in cui veramente ti prendi il caffè con il collega davanti alla webcam. Continua ad avere momenti di socialità e momenti in cui ti confronti con gli altri su questioni di lavoro.

E tu come stai organizzando il tuo tempo di lavoro a casa? Pensavi che fare smart working fosse più facile o ne stai apprezzando i vantaggi?